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Noch vor wenigen Monaten stand durch die „Fridays for future“ Bewegung eine ganz andere Krise im Mittelpunkt der Medien, als wir sie heute erfahren. Auf Covid-19 folgte eine wirtschaftliche Rezession und während sich viele Unternehmen nun die Frage stellen müssen, wie es um die Zukunft weiter geht, so nehmen andere bereits wieder ihre gewohnten Prozesse auf – wenn auch mit mehr Abstand oder anderen Sicherheitsmaßnahmen. Corona mit all Ihren Folgen und auch der Klimawandel werden nicht die letzten Krisen sein, mit denen wir umgehen müssen. Wie stellen wir uns auf all das ein und wie wappnen wir uns für noch unbekannte Krisen in der Zukunft?

Es gilt jetzt mehr denn je, die Erkenntnisse der letzten Monate sinnvoll zu nutzen und diese möglichst flexibel in eine langfristige Unternehmensstrategie zu überführen. Ganz übergeordnet gibt es laut dem Zukunftsinstitut zwei Wege für Unternehmen aus der Krise: die eine Möglichkeit ist, sich von innen heraus zu erneuern und über Innovationen im Unternehmen einen Neustart zu wagen. Die Alternative bedeutet, ein so großes Marktvolumen oder so viele Ressourcen zu besitzen, um entweder die Konkurrenz zu verdrängen und das eigene Fortbestehen zu sichern oder sich nach einer Pause wieder selbst aus der Asche erheben zu können. Da die Ressourcen der meisten Unternehmen begrenzt sind, ist zu erwarten, dass sich die Mehrheit dem Thema der Innovationen zuwenden werden.

Zukunftssichere Arbeitswelten sind für uns also in erster Instanz Räume, die diesen Innovationsprozess von innen heraus unterstützen können und kreatives Denken fördern.
Dabei gibt es ganz individuelle Anforderungen für Unternehmen, denen man sich über Fragen annähern kann: Was hat für uns bisher oder in der Hochphase von Corona funktioniert? Was nicht? Und wieso (nicht)? Welche Veränderung gab es in der Kommunikation und in welcher Situation? Unter welchen Bedingungen funktioniert es (besser) und was brauchen unsere Mitarbeiter dafür?

Was bedeutet das für ihre Arbeitsabläufe und Bürostrukturen? Wie adaptieren wir neue Arbeitsweisen in den Raum?

Resilienz bedeutet nicht immer weniger Effizienz

Ein Weg in Richtung Erneuerung und Innovation gelingt, wenn ein resilientes Unternehmen auf flexiblen Arbeitswelten aufgebaut wird. Oftmals steht mehr Resilienz für einen Verzicht an Effizienz. In Bezug auf unsere Arbeitswelten muss das nicht immer gelten und ist in diesem Kontext vielschichtiger zu verstehen. In der Wertschöpfung können wir flexibler werden, indem wir weg von Wertschöpfungsketten hin zu Wertschöpfungsnetzwerken gehen, die zum Beispiel regional organisiert werden. So können wir auch kurzfristig auf Alternativen zurückgreifen, wenn ein bestehender Zulieferer oder Partner ausfällt oder für den Auftrag nicht optimal passt. Mehr innovatives und kreatives Denken entsteht vor allem dann, wenn die Abläufe in den Arbeitsprozessen weniger starr und linear ablaufen.

Auch damit gewinnen wir Schnelligkeit und kurzfristige Handlungsstärke. In den vergangenen Wochen war besonders anschaulich, wie viel Papier durch Technologie ersetzt werden kann. Durch Technologien sind wir nicht mehr ortsgebunden und können den Arbeitsplatz entsprechend unserer Aktivität aussuchen und gestalten. Wir sollten noch mehr Flexibilität im Raum schaffen und weniger starre Arbeitsformen anwenden, um auf neue Anforderungen einzugehen. Nur so können wir sich verändernde Arbeitsprozesse im Raum fördern und die Wandlungsfähigkeit auch für die Zukunft sichern.

Der Trend zu mobilem Arbeiten setzte sich bereits vor der Coronakrise immer mehr durch und wurde in den vergangenen Wochen noch um ein Vielfaches beschleunigt. Nun gibt es nicht nur innerhalb der Bürofläche flexible Arbeitsorte, sondern praktisch auf der ganzen Welt. Positive Trendtreiber sind daneben auch neue Lebensstile, der Wettbewerb der Unternehmen untereinander sowie die Mitarbeiterbindung und -gewinnung. Die digitale Arbeitswelt befindet sich auf dem Vormarsch und stellt eine neue Methode dar, wie wir Mitarbeiter untereinander vernetzen können. Wie wir Produktion, Logistik und auch unsere Kunden so vernetzen können, sodass wir noch effizienter und schneller sind ganz unabhängig unseres Arbeitsortes. Was wir dafür in ganz klassischen Büro- und Verwaltungstätigkeiten benötigen, zeigt die folgende Tabelle beispielhaft auf.

Voraussetzungen für mobiles Arbeiten

Background: Internet, Zentraler Speicherort für Daten (Cloud/Server), Sicherer Datentransfer, Einhaltung DSGVO

Hardware: Laptop/PC, Bildschirm, Maus, Tastatur, Handy/Telefon, Kamera-/ Mikrofunktion

Software: Mailprogramm/Chat/Komm., Kalenderfunktion mit gegenseitiger Einsicht, VPN, Antivirenprogramme, Programme für Projektarbeit

Service: Direkter Ansprechpartner für alle Mitarbeiter, Möglichkeit zum remote Zugriff

Raum: ggf. abschließbarer Raum, Schreibtisch, Bürostuhl, Einhaltung gemäß ASR A

Softskills: Erhöhte Kommunikation, Vertrauen, Eigenständiges Arbeiten, Struktur, Transparenz, Bereitschaft zur Veränderung

Unsere analoge Arbeitswelt wird zum Ort der Begegnung

Immer mehr Unternehmen haben die schrittweise Rückkehr in die Büros gewagt. Einige stellen dabei fest, dass durch neue Arbeitsweisen oder die Fortführung von Home Office in ihrem neuen Arbeitsalltag jetzt Arbeitsflächen und Schreibtische frei werden, die sie auf eine andere Art und Weise nutzen können. Eine Umgestaltung für eigene Zwecke scheint dabei sinnvoll. Die Flächen können für neue kreative Denk- und Arbeitsweisen genutzt werden, zum Beispiel in der Form von speziell eingerichteten Kreativräumen oder Räumen für agiles Arbeiten, um der neuen Rolle des Büros gerecht zu werden. Unsere analoge Arbeitswelt wird zum Ort der Begegnung, der Kommunikation und der inhaltlichen Befruchtung der Projektarbeit unter den Mitarbeitern. Auch dadurch steigert sich der Faktor Mensch im Unternehmen, denn der Mitarbeiter wird umso mehr zum Innovationstreiber.

Um die Bedürfnisse der Nutzer nach Gesundheit und Zufriedenheit in den Büroräumen besonders zu berücksichtigen, ist neben dem Innenraumkomfort auch das Wechselspiel zwischen Anspannung und Entspannung räumlich zu beachten. Denn Stress entsteht bei Menschen dann, wenn die Regulation zwischen den beiden Themen nicht mehr funktioniert oder negativ bewertet wird. Wir fördern die Regulation, indem wir Fokusräume oder stille Arbeitsplätze einrichten und den Mitarbeitern Raum zum Rückzug geben. In die andere Richtung sollten wir Räume installieren, die das Netzwerken, Zusammenarbeiten und Kommunizieren miteinander fördert. Um individuell herauszufinden, welche Räume wir in welcher Art im Unternehmen brauchen, sind die Prozesse und Arbeitsweisen gründlich zu analysieren. Auf der einen Seite steht das standardisierte, planbare und stabile Arbeiten mit einem fixen Plan für Abläufe und einem fixen Kontingent an Zeit und Budget, wie zum Beispiel in der Buchhaltung. Auf der anderen Seite stehen Arbeitsprozesse mit einem flexiblen Zeit- und vielleicht auch und Budgetrahmen, bei denen das Endergebnis noch offen ist bzw. die Aufgabenstellung auch erst im Prozess geklärt werden kann, wie zum Beispiel in der Produktentwicklung. Je nachdem, wie sich die Verhältnisse der verschiedenen Arbeitsweisen im Unternehmen aufgliedern lassen oder künftig hinbewegen sollen, empfehlen wir unterschiedliche und individuell angepasste, aber vor allem flexible und wandelbare Arbeitswelten zu kreieren.

Neue Anforderungen im Sinne des Infektionsschutzes

Neu in diesem Jahr hinzugekommen sind Anforderungen im Sinne des Infektionsschutzes. Wir können maßgeblich in 3 Schritten dazu beitragen, die Infektionsgefahr in unserem Büro zu minimieren. Im Rahmen der Kommunikation sollten wir beispielsweise auf ein transparentes und lückenloses Meldesystem und die Einholung der Kontaktdaten achten. Intern sollte zudem geklärt sein, wie mit Infektionen innerhalb der Belegschaft oder im Kundenkontakt umzugehen ist und in welchem Fall z.B. auch weitere Mitarbeiter vielleicht in Quarantäne geschickt werden müssen.
Im Sinne unseres Verhaltens bedeutet das in einem zweiten Schritt, neben dem Abstand halten und Maske tragen zum Beispiel auch, Oberflächen nach Benutzung zu desinfizieren oder bestimmte Regeln für den Empfang von Kunden festzulegen. Durch mehrfaches Lüften sorgen wir für einen schnelleren Abtransport möglicher Viren in der Luft.

Eine räumliche Anpassung kann dabei in dritter Konsequenz ebenfalls den Infektionsschutz unterstützen. Die Möblierung kann die Einhaltung der Abstandsflächen fördern oder Markierungen auf unseren Bodenflächen können Abstände oder Wegerichtungen visualisieren. Auch von der Bundesrepublik gibt es Empfehlungen, die einen Rahmen für individuelle Umsetzungen ermöglichen.

In 7 Handlungsschritten haben wir unsere Empfehlung zusammengefasst, wie Sie ihre Arbeitswelt krisensicher und zukunftsfähig machen. Bei allen Schritten bieten wir uns als Berater und Dienstleister an und begleiten Interessierte gerne im Prozess – ganz individuell auf die jeweilige Organisation zugeschnitten. Nach dem siebten Handlungsschritt beginnt der Prozess von vorne mit der Bewertung des Ist-Zustands und der Abfolge der weiteren Schritte. Je flexibler wir die ersten sieben Schritte gestalten, umso kleiner wird die Schleife, die danach gedreht werden muss.

• Ist-Zustand bewerten
• Unternehmensstrategie entsprechend adaptieren
• Anpassung der Immobilienstrategie
• Anforderungen an individuelle und künftige Arbeitswelt erarbeiten
• In flexibles (räumliches und digitales) Konzept übertragen
• Konzept zur Wiedereingliederung erstellen
• Umbau / neue Strukturierung der bestehenden Büroflächen
• Zustand neu bewerten …

Die Zukunft mag noch weitere Krisen hervorbringen. Umso wichtiger ist es jetzt, zukunftsorientierte Entwicklungen in unseren Unternehmen anzustoßen und flexibler zu werden. Wir müssen uns immer wieder hinterfragen und Prozesse und Arbeitsweisen anpassen. Je flexibler wir aufgestellt sind, umso leichter fällt uns das. So sieht der Blick in die Zukunft von effizienten und modernen Unternehmen doch gar nicht schlecht aus.