Workspace

Viele Unternehmen wurden in den vergangenen Monaten ziemlich durchgerüttelt. Welchen Einfluss nimmt das auf die Bürostrukturen und die Art, wie wir künftig arbeiten?
Die Fachpresse berichtet derzeit vermehrt von einem möglichen flächendeckenden Abbau der Büroflächen, was sich auch in unserem Arbeitsalltag widerspiegelt. Als Workplace Consultants entwickeln wir sowohl für private Bauherrn als auch für die öffentliche Hand Arbeitswelten, die diese in ihren Abläufen unterstützen. Während vor Corona eine Tendenz hin zu Flächenoptimierungen und digitalen Prozessen spürbar war, so hat sich diese Entwicklung nun innerhalb weniger Monate potenziert. Statt einer Verdichtung und Aufwertung von bestehenden Flächen reden wir heute von einer Einbindung von Homeoffice und mobilem Arbeiten in den Arbeitsalltag, einer Optimierung von digitalen Kommunikationsformen und einer Neudefinition der Bürowelten hin zu hybriden Strukturen. Durch die Reduktion von individuellen Arbeitsplätzen im Büro und deren teilweiser Verlagerung nach Hause, ergibt sich ein großes Potenzial, von dem wir in den vergangenen Wochen immer wieder gehört haben: „es funktioniert“.

Welche Veränderungen bringen diese neuen Erkenntnisse konkret mit sich?
Das ist von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich. Generell lässt sich allerdings sagen: ob groß oder klein, öffentlich oder privat, alle sind vom Wandel betroffen! Es gibt grundlegende Bedürfnisse, zum Beispiel die beschleunigte Digitalisierung, Wirtschaftlichkeit, Flexibilität, Komfort und Gesundheit, die allen gemein sind. Aber erst bei einer Analyse der individuellen Arbeitsprozesse findet man das Potenzial zu mehr Innovation, Optimierung gegebenenfalls mehr Erneuerungen. Das Thema der Flächenreduktion ist zwar in Zeiten der wirtschaftlichen Rezession und Unsicherheit ein großer Motivator, aber für uns als Workplace Consultants eher eine Konsequenz der momentanen Entwicklung. Bei der Einbindung des mobilen Arbeitens in non-territoriale Raumkonzepte, werden persönlich zugewiesene Arbeitsplätze reduziert und der gemeinschaftlichen Fläche eine ganz neue Bedeutung zugesprochen. Während digitale Arbeitsprozesse oder konzentriertes Arbeiten jetzt überall geleistet werden können, fördern Kreativbereiche, Mehrwertzonen und Flächen für den informellen
Austausch im Büro die persönliche Kommunikation und den Austausch der Mitarbeiter untereinander. In diesem Kontext entsteht Innovation. Damit wird die Entwicklung des Unternehmens vorangetrieben – ganz im Sinne des New Work. Daher sollte an dieser Stelle keinesfalls gespart werden.

Ist dieser Wandel kurzfristig zu verstehen oder müssen wir uns auf hybride Bürostrukturen von nun an einstellen?
Mit der industriellen Revolution (Industrie 4.0) geht auch die Revolution der Arbeit und der Gesellschaft einher. Die digitale Vernetzung, der Einsatz künstlicher Intelligenz – das alles gehört bereits zu unserem Leben dazu. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung nur beschleunigt. Hybride Bürostrukturen, also die Verbindung von analogen und digitalen Arbeitsprozessen als auch die Erweiterung von Büroräumen in den privaten Raum ist eine
Folge dieser Entwicklung. Flexibilität ist gefragt und das ist nicht nur etwas, was der Arbeitgeber von den Mitarbeitern abverlangen kann, sondern auch etwas, was er den Mitarbeitern in diesem Zuge geben muss. Work-Life-Blending, also das Verschmelzen von Arbeit und Freizeit, löst damit die Work-Life-Balance ab.

Worauf muss ich als Arbeitgeber dabei besonders achten?
Nicht erst seit dieser Krise wissen wir, dass jede Veränderung häufig einhergeht mit Unsicherheiten und Ängsten. Eine klare Kommunikation und ein intensiver Austausch sind an dieser Stelle besonders wichtig. In einigen Organisationen arbeiten die Mitarbeiter teilweise wieder im Büro. Um das Vertrauen der Mitarbeiter zu fördern, sind vor allem definierte Verhaltensregeln in Bezug auf Abstand und Hygiene notwendig. Seit diesem Sommer gilt – wenn auch befristet – die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel. Die Regelungen zum Arbeiten von zu Hause aus sind dadurch um einiges flexibler geworden. Um seiner Fürsorgepflicht als verantwortungsvoller Arbeitgeber nachzukommen, ist es auf freiwilliger Basis durchaus empfehlenswert, dem Mitarbeiter das Handwerkszeug für die Arbeit zu Hause mitzugeben. Und dabei geht es nicht nur um die notwendige Technik, sondern auch die Einrichtung des Arbeitsplatzes hinsichtlich ergonomischer Gesichtspunkte.

Wie empfehlen Sie Ihren Kunden, dabei vorzugehen?
Wichtig ist zu verstehen, dass trotz der vielen Gemeinsamkeiten die Umstrukturierung in eine neue Arbeitswelt immer auch eine individuelle Lösung mit sich bringen muss, die sich den vorhandenen oder gewollten Arbeitsprozessen unterordnet. Unter der Berücksichtigung der Unternehmensziele analysieren wir für
unsere Kunden erst den genauen Bedarf bezüglich der Arbeitsweisen, Arbeitsprozesse und verfügbaren Flächen, bevor wir durch Konzepte der analogen und digitalen Arbeitswelt die Vor- und Nachteile im Dialog abwägen. Diese Herangehensweise ist besonders wichtig, da so auch ein Change-Prozess sowohl in der
Führungs- als auch in der Mitarbeiterebene angestoßen wird. Dieser kann die Akzeptanz der neuen Arbeitswelt erheblich steigern.
Handelt es sich bei unseren Projekten um Gebäudeflächen im Bestand, untersuchen wir parallel dazu die wirtschaftlichen Potenziale einer Flächenoptimierung, -erweiterung oder -reduktion und begleiten unsere Kunden bis zur Umsetzung.