Workspace

Zur Mitte diesen Jahres 2020 ist die Frage nach der Zukunft unserer Bürostrukturen alles andere als neu. Dennoch ist sie bis jetzt noch selten zu Ende gedacht und es wird noch intensiv gerätselt, diskutiert und überlegt, wie und wohin sich unsere gewohnten Bürostrukturen der letzten Jahre entwickeln werden. Was uns mittlerweile allen bewusst wurde, ist, wie schnell sich Strukturen, die in vielen Unternehmen noch fast wie in Stein gemeißelt schienen, schlagartig von heute auf morgen ändern können. Trotz der stark voranschreitenden New-Work-Bewegung galt in vielen, vor allem traditionelleren Unternehmen, noch die 100%-ige Anwesenheitspflicht an Büroarbeitstagen. Bekannterweise wurden durch Corona plötzlich Millionen von Wohn- und Esszimmern, Küchen und weiteren Privaträumen zumindest zeitweise zu Büros umfunktioniert. Fast zeitgleich mit dem Exodus der Massen ins Home-Office waren die einen froh, dass das eigene Unternehmen bereits viele Schritte in Richtung Digitalisierung gegangen war. Auch wenn Home-Office noch nicht an der Tagesordnung war, taten sich diejenigen leicht, ihre Tätigkeiten sofort und störungsfrei fortzusetzen, die in puncto Digitalisierung bereits Vorarbeit geleistet hatten. Bei den anderen trat schlagartig die Dringlichkeit der Digitalisierung einmal mehr und mit verstärkter Vehemenz in den Vordergrund. Allen gleich jedoch ist, dass schnell auffiel, welche Tätigkeiten sich sehr gut für die Erledigung und Erarbeitung von zu Hause aus eignen und welche nicht.

Ja und jetzt? Aktuell scheinen wir in einer Welt von hybriden Bürostrukturen angekommen zu sein. Das heißt, dass die meisten Menschen einen Teil ihrer Wochenarbeitszeit vom Bürogebäude aus leisten und den anderen Teil von zu Hause aus oder einem sonstigen mobilen Arbeitsplatz. Das Bewusstsein für den passenden Ort für die Aufgabe nach der Art der Aufgabe sollten wir uns hierbei erhalten. Viele Menschen berichten, dass sie von zu Hause aus fokussierter, produktiver, aber auch selbstbestimmter und selbstständiger arbeiten können. Einige Besprechungen in Form von Telefonaten und Videokonferenzen können sehr gut digital durchgeführt werden. Es wird zukünftig sicherlich kaum noch ein Besprechungsraum ohne die entsprechende Technik geplant werden, damit sich Kollegen von außerhalb spontan einwählen können.

Trotz allen technischen Fortschritts kompensiert die beste Kommunikationssoftware aber nicht die Dynamik, die entstehen kann, wenn Menschen sich physisch, z.B. zu kreativen Workshops zusammenfinden oder zu einem ideenreichen Austausch – aufgrund eines spontanen Zusammentreffens in einer Kaffeeküche. Das heißt, dass sich der New-Work-Trend weg von einer Aneinanderreihung zahlreicher Büroarbeitsplätze hin zu einem Ort der Begegnung weiter durchsetzen wird. Und das insbesondere auch, um Zeiten zu kompensieren, an denen sich die Kollegen aufgrund von Home-Office nicht im Büro begegnen konnten.

Viele unbelegte Büroarbeitsplätze können also zu Flächen für Begegnung, informelle Kommunikation, spontanen Austausch umgewidmet werden und so eine erhebliche Qualitätssteigerung erfahren. Natürlich dürfen auch Flächen für Rückzug, Telefonate und konzentrierte Arbeiten nicht zu kurz kommen. Erfahrungsgemäß führt ein durchdachter Mix, der zum jeweiligen Unternehmen passt, zu ausgeglichenen, glücklichen und produktiven Mitarbeitern und in Konsequenz auch zu zufriedenen Arbeitgebern.

Andere Büroarbeitsplätze werden einfach frei werden. Hier besteht zum Beispiel die Möglichkeit, Flächen zu reduzieren, zu vermieten etc., um wirtschaftlicher zu werden oder diese Flächen für weiteres Wachstum und Neueinstellungen zu verwenden, je nachdem, in welcher Situation man sich derzeit befindet.

Neben der Frage, wie das Bürogebäude zukünftig aussehen soll, stellt sich auch die nach unseren Home-Office-Arbeitsplätzen. Ganz sicher hat nicht jeder Mensch ein eigenes Zimmer zu Hause fürs Arbeiten von zu Hause. Nichtsdestotrotz kann und soll er dabei unterstützt werden,

• einen, wenn möglich, abgetrennten Bereich für seine Arbeit zu finden,
• ergonomische Verhaltensweisen zu erlernen und anzuwenden,
• die ASR A (Technische Regeln für Arbeitsstätten) bestmöglich einzuhalten, denn sie dienen schließlich dem Schutz der Mitarbeiter,
• weitere Standards zu erhalten und einzuhalten, die seiner Gesunderhaltung und der produktiven Ausübung seiner Tätigkeit dienen.

Was machen diese Entwicklungen eigentlich mit dem Menschen? Schließlich besteht unsere Arbeitswelt nicht ausschließlich aus 25-jährigen agilen Freigeistern, die einen potenziellen Arbeitsplatz ablehnen würden, weil keine Möglichkeit zum Home-Office, zum Sabbatical oder zur Pause in der entspannten Community-Zone bestehen….um jetzt mal alle Klischees zu bedienen. Natürlich brauchen wir alle Generationen und profitieren ebenso von dieser benannten Agilität und Flexibilität, die die jüngeren Generationen häufig auch mitbringen. Eine Vielzahl unserer Leistungsträger sind aber eben auch diejenigen, die seit Jahr und Tag ihre alten Bürostrukturen gewohnt sind, in denen man eben den Großteil seiner Arbeitszeit am eigenen Arbeitsplatz verbracht hat. Und diese Gewohnheit ist nicht zu unterschätzen. Rüttelt man daran, können sich leicht Unsicherheiten und Ängste breit machen, die sich letztendlich in einer Ablehnung der neuen Arbeitswelt widerspiegeln werden. Um dem entgegenzuwirken, sowohl im Sinne der Kollegen als auch im Sinne des Unternehmens, sollten Konzepte erarbeitet werden, um so viele Kollegen wie möglich in die neue Arbeitswelt mitzunehmen. Hier spielt der Dialog, das Gespräch, die Erläuterung eine wesentliche Rolle. Kurzum: ein Change Management-Konzept sollte den Wandel in die neue Arbeitswelt belgeiten und untermauern.