Bauprojekte sind in der Regel komplexe und umfangreiche Unterfangen, die eine Vielzahl von Ressourcen erfordern, um erfolgreich abgeschlossen zu werden.

Von der Planung und Finanzierung bis hin zur Materialbeschaffung und Arbeitskräftekoordination gibt es viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um sicherzustellen, dass ein Bauprojekt reibungslos verläuft. Trotz sorgfältiger Planung und Vorbereitung können jedoch Hindernisse auftreten, die infolge des Fortschritts des Projekts beeinträchtigen.

Von unvorhergesehenen Kosten und Materialknappheit bis hin zu Verzögerungen und Konflikten zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern gibt es viele potenzielle Herausforderungen, die die Fertigstellung eines Bauprovorhabens negativ beeinflussen können. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, mögliche Behinderungen im Voraus zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu minimieren oder zu beseitigen.

Im Folgenden haben wir einige dieser Themenfelder genauer analysiert und unsere Kollegin und Wissensträgerin Anna Baumeister um Stellung gebeten.

Welche Lösungsansätze können entscheidend sein, wie können Gefahren und Risiken minimiert werden und was bedeutet erfolgreiches Projektmanagement bei REM ASSETS?

Wie wird mit Materialpreisschwankungen während eines laufenden Projekts umgegangen?

Preisschwankungen sind seit jeher einzukalkulieren. Steigen Materialpreise aber drastisch, wie in den vergangenen kann dies bei Auftragnehmern zu erheblichen Schwierigkeiten führen, wenn sie vom Auftraggeber lediglich den vertraglich vereinbarten Preis erhalten. Oftmals wird ein Nachtragsangebot an den Auftraggeber geschickt mit der Begründung, die gestiegenen Baukosten würden eine neue Preisverhandlung notwendig machen, anderenfalls könne der Auftrag nicht ausgeführt werden.

Dem Bauvertrag liegt stets eine Ausführungszeit in der Zukunft zugrunde. Der Auftragnehmer hat bei Vertragsschluss die Möglichkeit, benötigte Materialien schon jetzt zu ordern – zu den aktuellen Lieferpreisen. Damit kann er u.a. das Risiko von Materialpreissteigerungen geringhalten.

Welche Auswirkungen können Bauverzögerungen auf die Kostenentwicklung eines Projekts haben?

Die Vertragsparteien haben den Vertrag in der Annahme geschlossen, dass sich die erforderlichen Materialien grundsätzlich beschaffen lassen und deren Preise nur den allgemeinen Unabwägbarkeiten des Wirtschaftslebens unterliegen. Sie hätten den Vertrag nicht mit diesem Inhalt geschlossen, wenn sie gewusst hätten, dass die Kriegsereignisse in der Ukraine derart unvorhersehbaren Einfluss auf die Preisentwicklung nehmen würden.

Das Materialbeschaffungsrisiko liege grundsätzlich in der Sphäre des Unternehmens, nicht jedoch in den Fällen höherer Gewalt. Die Auswirkungen von Bauverzögerungen können somit erhebliche Kostensteigerungen mit sich bringen.

In diesem Zusammenhang sind alle Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Leistungspflichten aus dem Vertrag zu erfüllen. Im Zweifel müssen weitere Lieferanten angefragt werden.

Wie wird die Kostenentwicklung während eines laufenden Projekts überwacht und kontrolliert?

In der Projektüberwachung werden die Soll-Vorgaben der Projektplanung mit den im Projektablauf verglichen, überprüft und eventuelle Planabweichungen festgestellt.

Die Überwachungsparameter des Projektablaufes sind primär Termine und Kosten.

Voraussetzung für eine effektive Projektüberwachung sind realitätsbezogene, vollständige und prüfbare Planvorgaben und aktuelle Ist-Daten, die hinsichtlich des formalen Inhalts miteinander korrespondieren.

Der Überwachungsprozess besteht dabei aus drei Phasen:

• Bereitstellung von Daten, welche die aktuelle Situation in einem Projekt widerspiegeln
• Soll-/Ist-Vergleich: Feststellung der Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten
• Bewertung: Feststellung der Abweichungsgründe zwischen Soll und Ist sowie Aufzeigen alternativer Korrekturmaßnahmen zur Differenzbehebung

Sich aktiv in den Überwachungsprozess einschalten, denn nur bei ausreichender Kenntnis der Abweichungsgründe und Lösungsalternativen ist das Projektmanagement in der Lage Entscheidungen einzuleiten.

Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die Auswirkungen einer möglichen Insolvenz eines Auftragnehmers im laufenden Projekt zu reduzieren?

Das Risiko, dass ein Vertragspartner Insolvenz anmeldet, besteht branchenübergreifend. Dabei nimmt die Zahl der jährlichen Anträge auf Insolvenzeröffnung ständig zu. Es kann hier auch die Auftragnehmer Seite in eine schwierige Lage bringen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen besitzen nicht die notwendigen finanziellen Reserven, um hohe Forderungsausfälle aufzufangen.

Ist der Schuldner erst einmal zahlungsunfähig, dann ist es für wirkungsvolle Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu spät. Es bleibt – falls das Verfahren überhaupt eröffnet wird – nur der Weg, die Forderung zur Insolvenztabelle des Insolvenzverwalters anzumelden und auf eine möglichst hohe Quote zu hoffen.

Es sollte jederzeit überprüft werden, welche Möglichkeiten vorliegen, das Insolvenzrisiko zu verringern. So kann man den Auftragnehmer beispielsweise durch vertragliche Vereinbarungen absichern. Es gibt u.a. folgende Möglichkeiten:

• Vereinbarung mit dem Kunden zur Vorleistungspflicht
• Forderung von Bürgschaft eines – natürlich solventen – Dritten
• Vereinbarung bei Lieferung zum Eigentumsvorbehalt
• Vereinbarung einer Sicherungsübereignung oder einem Pfandrecht

Ebenso sollte parallel ein Blick auf die Kreditvergabe- und Sicherungspraxis der Banken geworfen werden. Eine 100%ige Sicherheit wird jedoch im Projektgeschäft nie vorliegen.

Gefahren und Risiken können im Projektmanagement jederzeit aus den verschiedensten Gründen auftreten. Ursachen wie unzureichende Planung, mangelnde Ressourcen sowie unvorhergesehene Ereignisse können das Projekt negativ beeinflussen und Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und andere Probleme herbeiführen. Detaillierte Risikoanalysen, eine strukturierte und definierte Kommunikation mit Lieferanten, eine umfassende Kontrolle über die Kostenentwicklung sowie die Einrichtung von effektiven Prozessen und Kontrollmechanismen können unvorhergesehenen Problemen entgegenwirken. Insgesamt ist die Minimierung von Gefahren und Risiken ein wichtiger Bestandteil des erfolgreichen Projektmanagements. Ein stets proaktives handeln im Vorfeld kann dabei helfen, das Projektziel zu erreichen und das Budget im Rahmen zu halten. Ein erfolgreiches Projektmanagement kann somit dazu beitragen, die Reputation des Unternehmens zu stärken und damit auch die Aussicht auf zukünftige Projekte zu verbessern.